Expense Management

Expense Management is a peaceful revolution in the market for travel expense solutions. Besides the attachment registration, administrative tasks are performed directly in Microsoft Dynamics NAV. This makes it easier for the accounting department to manage the completion of expense reports, without the necessity to invest in an external system for this purpose. You stay in Microsoft Dynamics NAV, as you know!

Using the Continia App for iPhone, Windows Phone and Android, you can easily and quickly capture receipts with data and send them directly to Dynamics NAV and then your done! The Continia App also includes an overview of received and approved expenses and if there are credit card payments, which are missing an attachment, an automatic reminder is sent to the owner of the credit card.  Receipts coming in through e-mail can be forwarded directly to NAV.

Overview

Directly from your smartphone to Microsoft Dynamics NAV

Using the Continia App for iPhone, Windows Phone and Android, you can easily and quickly capture receipts with data and send them directly to Dynamics NAV. Then you are already finished and without further doings! The Continia App also includes an overview of received and approved expenses and if there are credit card payments, which are missing an attachment. Receipts coming in through e-mail can be forwarded directly to NAV.

Who are missing to send attachments over their credit card usage?

Continia Expense Management makes it possible to import employees’ credit card usage and connect each supply line automatically with the registered attachments. This makes it possible automatically to get an overview of which expenses where attachments still are missing — and from whom…

Approval

Travel expenses can be approved using a NAV client or the Continia Web Approval Portal.

Features

Mobile app on Android, iPhone and Windows Phone:

  • Take pictures of documentation and sent to NAV
  • Receive reminders if documentation have not been sent
  • View sent expenses

E-mail:

  • Send expense via e-mail, i.e. hotel receipt in pdf format

Continia Online

  • Create expenses and fill in missing info when expense have been sent as e-mail
  • Hub to connect to all credit card vendors

In Microsoft Dynamics NAV

  • Download credit card transactions from providers
  • Download expense created either in app or Continia Online
  • Auto match expenses with transactions
  • Approval similar to Document Capture using a NAV client

French Media

Accélerez votre productivité dans NAV en utilisant Continia Expense Management

Soumission des reçus via mobile

Les employés en déplacement n’ont plus besoin de revenir au bureau pour apporter leur note de frais avec les reçus papier. Ils procèdent sur le terrain, lors leur déplacement, grâce à Continia Expense Management.

Grâce à l’application Expense Management, vos employés peuvent préparer leur note de frais en quelques étapes : ils prennent une photo du reçu, remplissent les champs obligatoires et envoient le tout directement à la comptabilité. L’enregistrement du kilométrage est traité de la même manière.

La configuration de tous les champs affichés dans l’application se fait à partir de Microsoft Dynamics NAV, et une fois que la note de frais a été envoyée par l’employé, tous les reçus numériques seront visibles dans NAV.

Appariement automatique des cartes de crédit

Continia Expense Management vous permet d’importer les dépenses par carte de crédit des employés directement dans Microsoft Dynamics NAV et de lier automatiquement la ligne de dépenses individuelles à un reçu enregistré.

Une fois la correspondance entre les transactions et la déclaration des dépenses établie, les Finances auront un aperçu complet des documents manquants pour certaines des transactions de l’employé.

Accédez aux documents directement à partir de Microsoft Dynamics NAV

Continia Expense Management enregistrera quotidiennement les activités de l’employé et les enverra à NAV. Ainsi, vous aurez un aperçu complet des dépenses de la société en temps réel, directement dans votre NAV.

Ces activités sont enregistrées en tant qu’entrées et les frais de déplacement sont traités comme tout le reste dans NAV.

Flux de travail d’approbation pour tout le monde

L’approbation des factures peut se faire directement dans Microsoft Dynamics NAV ou en ligne à l’aide d’un navigateur Web, ce qui permet à tous les membres de l’organisation d’accéder au flux de travail d’approbation. Les utilisateurs autorisés à approuver peuvent voir la facture originale à l’écran et l’accepter, la rejeter, la mettre en attente ou l’envoyer à une autre personne pour examen ou approbation ultérieure. Les commentaires et les pièces jointes peuvent aisément être ajoutés.

Grâce à Continia Web Approval Portal, tous les employés qui n’ont pas d’accès direct à Microsoft Dynamics NAV de profiter des mêmes possibilités d’approuver les dépenses et autres documents simplement en accédant à un navigateur Web. Peu importe où se trouve l’employé, il suffit simplement d’un accès à Internet pour accéder aux documents et les approuver.